Filtrez vos données avec Access 2013

Ce message a été écrit par Doug Taylor, responsable de programme dans l'équipe d'accès.

Comme vous gérer votre entreprise dans une application Web d'Access 2013, la quantité d'informations qu'elle détient seront naturellement au fil du temps. Les vues par défaut et la navigation sont idéales pour débuter rapidement, mais finalement, pataugeant dans toute cette information en faisant défiler les listes ne sont pas la configuration la plus efficace. Y at-il un moyen plus facile de créer une vue différente des données? Dans des applications Web Access 2013, vous pouvez créer une vue personnalisée filtré en seulement quelques minutes.

Par exemple, disons que vous travaillez pour une compagnie de marketing qui traite des concessionnaires et vous avez créé une application Access pour suivre les projets que vous gérez pour vos clients. Si c'est le cas, vous pourriez vous retrouver avec un ensemble de projets qui ressemble à l'exemple ci-dessous. Ici vous avez une liste de tous vos projets de A à Z.



Au fil du temps, vous aurez tout à fait quelques projets à gérer, de sorte que vous pouvez commencer à les diviser en catégories comme nous l'avons ci-dessus. Chaque projet dans cette liste appartient à une catégorie: recherche, de marketing ou de conception. Comme vous pouvez le voir, le projet Triangle Templeton ci-dessus est un projet de recherche.

Maintenant, un de vos assistants de recherche - appelons-le Dave - vous demande si vous pouvez créer une vue de l'aider à voir un aperçu des projets de recherche actuels et à venir. Ainsi, vous prenez une minute pour parler avec Dave et les deux de vous décider qu'une vue comme celui ci-dessous serait bien pour lui. Ceci est une liste de tous les projets de recherche, classés par priorité et par date de début.



Pour créer une vue comme cela, commencez par créer une nouvelle requête - ouvrir l'application dans le concepteur application et cliquez sur Avancé -> Requête dans le ruban.



Cela va ouvrir le concepteur de requêtes où vous pouvez configurer des règles pour filtrer et trier un ensemble de données.

Choisissez la table source pour votre requête. Si vous voulez voir certains de vos clients, vous aurez alors probablement choisir la table Customers ici. Dans notre exemple, nous allons sélectionner les projets.



Une fois sélectionné, vous verrez l'écran de création de requête. Ici, vous pouvez double-cliquer sur le champs de la table Projets pour les ajouter à votre requête.



Sélection des champs de cette façon détermine lequel d'entre eux vous souhaitez voir et à utiliser dans la nouvelle vue. Comme nous avons décidé avec Dave tôt, nous allons sélectionner les champs suivants:
ID
Priorité
Date de début
Nom du projet
Statut
Client
Catégorie

REMARQUE: Si vous souhaitez modifier dans la vue, vous devez alors inclure un champ ID dans la requête comme nous l'avons fait ici.

Maintenant que vous avez choisi les champs, il ya deux choses à faire.

Tout d'abord, Dave veut voir les projets par ordre de priorité d'abord, puis par date de début. Pour ce faire, remplissez le "Tri" boîte dans chacun de ces domaines aussi croissant (c. A à Z).

Deuxièmement, puisque Dave est un assistant de recherche, il n'est vraiment intéressé par les projets de recherche. Donc, nous allons souhaitez filtrer tous les types de projets autres aussi. Pour ce faire, trouver le champ Catégorie dans la requête et ajouter les critères "Recherche" (avec les guillemets). Ceci indique que l'accès à montrer projet qui ont une catégorie de recherche.

Lorsque vous avez terminé, la requête devrait ressembler à l'exemple ci-dessous. Maintenant, vous pouvez l'enregistrer et lui donner un nom. Nous avons nommé notre exemple "Projects_Research seulement».



Super! Maintenant que nous en avons fini avec cela, nous pouvons prendre pour construire la vue. Retour à l'écran accueil de l'App Designer, accédez à l'endroit où vous souhaitez ajouter la vue, puis cliquez sur le bouton. Donner le point de vue un nom, sélectionnez Fiche technique pour le type de vue, et assurez-vous de sélectionner la requête que vous venez de faire comme source d'enregistrement.



Maintenant, lorsque vous cliquez sur "Ajouter une nouvelle vue", vous aurez une belle vue synthétique de vos projets de recherche, classés par priorité et date de début.



Et c'est la façon de concevoir une simple vue filtrée dans Access 2013! Essayez-le par vous-même en utilisant l'aperçu d'Office 365. Afin de tester les applications Web Access 2013, assurez-vous de choisir un des plans d'entreprise: Prime Small Business ou Enterprise .